통하는 프로포절 쓰는 법?

2011. 2. 5. 23:43 | Posted by Dancing conan

image from www.gettyimages.com

요즘 회사에서 많은 대행사를 선발하는 과정중에 있습니다.

늘 PT참여만 하다가 PT에서 선정을 하는 갑 혹은 주체자의 위치가 되니 어색하기도 하면서, 아 이래서 그때 내가 밤새면서 썼던 그 Proposal이 선택되지 못했구나, 정말 잘썼다고 생각했는데 혹시 선발 과정중에 비리가(?) 있던 건 아니었을까 의심조차 했던 내 자신에 대해 부끄럽기도 하고 뭐 그런 많은 깨달음을 얻고 있습니다.

커뮤니케이션 부서에 있다보니 PR회사들을 가장 많이 초청하게되고, 혹은 우리 부서에서 하고자 하는 일에 대해 어떤 장점이 있다고 생각되는 회사들을 초청해서 경쟁 PT라는 것을 하지요. RFP를 보내고, 프로포절을 받고, 모든 팀에게 동일한 발표시간을 주는 프로세스를 진행하며 참 여러가지 안타까운 것들을 많이 경험하게 됩니다.

모두들 업계에서 좋은 명성을 얻고 있어서 초청을 한 것인데, 대부분 기대에 미치지 못하는 프로포절에 안타까움이 묻어나곤 합니다. 이번 경험을 통해 몇가지 아쉬웠던 점을 기록해봅니다.

1/ RFP는 서로를 탐색할 수 있는 가장 중요한 시간
RFP(Request for Proposal)는 문서로 발송되어 지거나 혹은  briefing session을 갖고 설명되어 집니다. RFP를 보내고 또는 Briefing session을 가지면서 아쉬웠던 점은 PT에 참가한 업체들이 모두 RFP의 내용만을 중요하게 생각한다는 점입니다. RFP물론 중요합니다. 중요한데 중요하게만 생각한다니,, 좀 우낀 표현이죠?
제 생각엔 그 RFP의 행간을 읽는 것도 중요하다는 점입니다. RFP의 요청사항들을 제안서에 담아야 할 미션 수준으로만 받아들이는 것이 아니라 "왜" 이 회사는 이런 RFP를 제공했을까 하는 부분에 대해서 생각해봐야 하는 것입니다. 설명을 주고받는 시간이 짧기때문에 나중에 남는건 글로쓰인 RFP의 미션 항목들만 남게됩니다. 기획기사를 바라는지, 소셜미디어 tool을 원하는 지 등등.. 하지만 그 미션들보다 중요한 것은 그 뒤에 있는 그들의 진정한 니즈입니다. 그 니즈을 알려면 어떻게 해야 할까요?
Briefing session을 최대한 활용해야겠지요. client의 진정한 요구사항이 무엇인지 묻고 또 물을 수 있어야 할 것입니다. 

2/ 제안서의 핵심 메시지는 무엇인가? 1분으로 요약해볼 것
인하우스로 들어와서 가장 힘들었던 점은 긴긴 제안서를 한장으로 요약해야 한다는 점이다. agency에 있을때에는 어떻게 실행할 것인가를 더욱 포커스에 세세한 디테일까지 기록하는 프로그램 하나하나의 detailed plan을 많이 썼다면 인하우스에서는 연간계획, 월간, 분기별 계획등을 한장으로 압축하고 또 그 한장에 적게는 몇 천만원에서 몇 억, 혹은 몇 십억까지 왔다갔다 하는 경험을 많이 한다는 점입니다.
가끔 PT를 받으며 100장이 넘는 프로포절이 무슨말을 하고 싶은것일까 궁금할 때가 있습니다. 100장이라는 두꺼운 프로포절을 보여주며 우리 이만큼 노력했어요, 우리 이만큼 준비했는데 자랑하고 싶은 건 아닐까 하는 생각이 들뿐 대체 뭘하겠다는 것인지 잘 모르겠는 생각이 들때가 있습니다. 아이디어가 넘치고 넘쳐 100장이 넘었다고 하더라도 PT전에는 꼭 1분의 압축 PT를 만들어보라는 말을 하고싶습니다. 혹은 1분의 압축PT를 먼저 준비하고 그 이후에 세부 디테일 플랜을 쓰는 것도 방법이겠지요.
에이젼시에 있을때 인하우스 담당자들이 너무 실무를 모른다고 생각한때가 있었습니다. 하지만, 그들은 나와 다른 방식으로 일을 할 뿐 이제와 생각해보니 모두 내공이 충만한 분들이었습니다. 그리고 지금의 저 만큼이나 상사와 상사의 상사를 설득하기 위해 숫한 보고서와 제안서를 쓰지 않았을까 생각도 들구요. 게다가 저 처럼 PR회사 경력이 많은 클라이언트를 대상으로 PT를 하게 된다면 어차피 tactic적인 부분에 대해서는 어던 edge가 있는지가 중요하지 어떻게 실행하겠다는 것은 모두 아는 부분이므로 굳이 포커스 하지 않아도 된다고 생각합니다.

이리 저리 말이 길어졌습니다. 포스팅을 해야겠다고 생각했을때 정리했다면 좀더 내용이 충실했을텐데 글쓰겠다고 다짐하고 비공개로 한달정도 지난 듯 하네요. 결론은 PT도 연애와 같다고 생각합니다. 사랑을 쟁취하겠다는 미션은 같지만, 상대방이 듣고싶은 방법과 내용을 전달해야 성공할 수 있는 게 아닌가 싶습니다. 

어쩌면 이 설날 연휴에도 새로운 회사의 PT를 준비하고 있을 수도 있는 많은 PR회사의 실무AE들에게 힘내라고 전해주고 싶고, 그 과정을 통해 더 많이 성장해있을 것이라고 이야기해주고 싶습니다. 

-by Kim Conan 


Comment

이전 1 2 3 4 5 6 7 ··· 12 다음